Constat terrible alors que l’on se plaint du manque de temps !!!
- Les cadres passent plus de 3 heures par jour en réunion et 75% d'entre eux jugent qu’elles ne servent à rien.
Mais alors pourquoi les accepter ?
Difficile de répondre par l’affirmatif, tant les réponses peuvent être multiples, mais le Syndrome d’Acceptation Automatique (SAA) rentre en ligne de compte et nous pousse à accepter toutes demandes de réunion, même celles qui ne servent à rien...
David Grady a évoqué ce problème lors d'une conférence TED. Selon lui, le Syndrome d’Acceptation Automatique serait comme une "épidémie mondiale" qui "consiste à accepter une demande de réunion dès qu'elle apparaît dans votre calendrier. C'est un réflexe involontaire - clic - elle est planifiée dans votre calendrier" .
Par automatisme, nous avons donc tendance à accepter n'importe quelle demande de réunion sans même connaitre exactement le contenu, ni les objectifs.
Est-ce préjudiciable ?
Oui tant au niveau de notre personne que de l’entreprise.
A notre niveau car nous nous créons artificiellement des contraintes, des obligations….pouvant engendrer une suractivité génératrice de stress. Gardons à l’esprit que derrière chaque action que l’on fait, il y a une fonction positive pour nous (notre écologie). Les questions à se poser sont donc : Pour quelles raisons je les accepte? Qu’est-ce que cela m’apporte de positif de les accepter et d’y assister MÊME SI je sais qu’elles seront inutiles ?
Au niveau de l’entreprise, il y a d’abord un coût financier puisqu’une réunion hebdomadaire d'1h30 avec 8 participants coûte en moyenne 33 700 euros par an à l'entreprise. Il y a aussi un coût difficilement chiffrable qui est celui de l’implication / responsabilisation des collaborateurs. Comment être l'écoute et positif face aux différents challenges avec cette pensée que la réunion ne servira à rien ?
Comment soigner ce Syndrome d'acceptation automatique ?
Il faut se reprogrammer en modifiant nos habitudes.
- Cliquez sur le bouton provisoire avant d'accepter la demande de réunion.
- Contactez la personne qui vous a invité à cette réunion
- Demandez-lui quel est l’objectif de la réunion / ce qu’elle attend de vous
Non seulement cela vous permettra probablement de mieux déléguer, et de mieux gérer votre temps sur le court terme, mais en plus vous initiez une gestion du changement en douceur (mode éducation) de votre entourage professionnel.
En effet en le faisant de façon systématique et respectueuse, les collaborateurs finiront par réfléchir davantage avant d'envoyer leurs invitations et afficheront progressivement l’ordre de jour / objectifs de la réunion.
Ce qui vous permettra d’accepter en connaissance de cause.
